IP-Telefonie - so vermeiden Sie Stolperfallen bei der Migration

24. Mai 2016

Die Umstellung der Telefonanlage in Unternehmen erfordert eine gute Vorbereitung. Schließlich sollen die Telefone nicht stillstehen, wenn im Hintergrund die Technik wechselt. Das Projektmanagement ist entscheidend.

Grafik o2 All-IP

Das Telefon ist und bleibt eine wichtige Verbindung zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Der direkte Draht ist auch in Zeiten von E-Mail, Web-Tools und Social Media unverzichtbar. Deshalb darf bei der Umstellung der Unternehmenstelefonie auf eine neue Lösung nichts schiefgehen. Muss es auch nicht: Die Technik ist seit langem bekannt und bewährt. Zahlreiche Umstellungen liefen bereits erfolgreich.

Zudem finden sich auf dem Markt viele Spezialisten, die über große Erfahrungen bei der Umstellung von Telefonanlagen verfügen.

Wie bei anderen Projekten kommt es auch beim Wechsel der Telefontechnik besonders auf die Vorbereitung an.

1. Analyse der aktuellen Situation

Im ersten Schritt muss eine umfassende Bestandsaufnahme der Telefonie im Unternehmen erfolgen.

  • Welche Hardware (Telefonanlagen und Telefone) ist im Einsatz und ist diese IP-fähig?
  • Wie erfolgt der Anschluss an das öffentliche Netz?
  • Werden Sonderlösungen wie Alarmanlage, EC-Terminal, Notrufsystem, Klingel und Türöffner sowie Überwachungssensoren über die bisherige Telefonanlage genutzt und sind diese bereits IP-fähig?
  • Steht im Unternehmensnetzwerk ausreichend Bandbreite und Geschwindigkeit für die Übertragung der Telefonate per IP in einer guten Sprachqualität zur Verfügung?
  • Wie hoch sind die aktuellen Telefonkosten? Welche Verträge bestehen für Hardware? Wie viel kostet der Support? Wie hoch ist die monatliche Telefonrechnung? Und sehr wichtig, um den passenden Umstellungstermin finden zu können: Wie lange laufen Ihre Verträge noch?

Hilfreich ist die Erstellung einer vollständigen Bestands- und Funktionsliste, damit Sie bei Konzeption und Umsetzung der neuen Lösung keine Anwendung oder Funktion vergessen. Denken Sie daran, auch mögliche Filialen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften einzubeziehen.

2. Konzeption der neuen Lösung

Eine Umstellung kann ein willkommener Anlass sein, sich über neue leistungsfähigere und komfortablere Lösungen auf dem Markt zu informieren. Gehen Sie jeden Punkt auf Ihrer Bestands- und Funktionsübersicht durch und beantworten Sie sich, welche aktuellen Anforderungen Sie an Ihre Festnetz-Telefonie haben. Schauen Sie sich an, ob die bestehende Hardware weiterverwendet oder ausgetauscht werden soll und ob die bisherigen Sonderfunktionen wie Alarm oder Notruf weiter benötigt werden. Geringere Anforderungen vereinfachen nicht nur die Umstellung, sondern senken in der Regel auch die Kosten für den Betrieb. Überlegen Sie, ob und welche neuen Möglichkeiten Sie nutzen wollen, die Ihnen die IP-Telefonie eröffnet und inwieweit sie von deren Mehrwerten profitieren wollen.

  • Wie wichtig ist beispielsweise die Anbindung von externen Standorten und Home-Offices oder die direkte Einbindung von mobilen Mitarbeitern wie Außendienstlern und Service-Technikern? Wie groß sind Ihre Anforderungen an mobiles Arbeiten?
  • Gibt es Aufgaben oder Prozesse, bei denen eine direkte Verbindung von Telefonie und Software Mehrwerte für den Service und Ihre Mitarbeiter bringen, beispielsweise Unified-Communication-Lösungen mit Funktionen wie Präsenzanzeige, Faxzustellung per Mail, Weiterleitung von Anrufbeantworter-Nachrichten als Audioanhang, Anwählen aus PC-Anwendungen heraus, Telefonkonferenzen sowie Anbindungen an CRM- und ERP-Systeme?

Schließlich sollten Sie überlegen, ob Sie die künftige Lösung selbst betreiben oder an einen externen Dienstleister auslagern möchten.

Es gibt zwei Strategien zur Einführung einer IP-basierten Unternehmenstelefonie:

  • Bei der „harten“ Umschaltung von der alten auf die neue IP-basierte TK-Lösung erfolgt der Wechsel des Anschlusses und einer neuen Telefonanlagenlösung zum gleichen Zeitpunkt.
  • Die „sanfte“ Migration erfolgt schrittweise. Je nach Situation erfolgt zuerst der Umstieg auf einen neuen Provider für den IP-basierten Telefonanschluss und dann im zweiten Schritt der technische Wechsel der Telefonanlage, falls diese noch ISDN-basiert ist. Der Wechsel kann auch in umgekehrter Reihenfolge erfolgen.

3. Planung und Umstellung

o2 All-IP

Zur Entscheidungsfindung kann es sinnvoll sein, die Telekommunikationsexperten der einzelnen Anbieter bei Analyse und Konzeption zu Rate zu ziehen. Ihr zuvor erstelltes Anforderungsprofil hilft Ihnen, um von den Telekommunikationsanbietern, Vertriebspartnern oder unabhängigen Experten vergleichbare Angebote zu erhalten.

Zur Entscheidungsfindung kann es sinnvoll sein, die Telekommunikationsexperten der einzelnen Anbieter bei Analyse und Konzeption zu Rate zu ziehen. Ihr zuvor erstelltes Anforderungsprofil hilft Ihnen, um von den Telekommunikationsanbietern, Vertriebspartnern oder unabhängigen Experten vergleichbare Angebote zu erhalten.

Bei der anschließenden Providerwahl sind neben den technischen Leistungen und den Kosten auch Aspekte wie die angebotenen Services zu berücksichtigen. Lassen Sie sich beraten, welche der von Ihnen gewünschten Leistungen zu welchem Preis bei der jeweiligen Technik erhältlich sind und mit welchen Einschränkungen Sie gegebenenfalls rechnen müssen.

Nachdem Sie sich für ein Angebot entschieden haben, planen Sie konkret die Umstellung. Bedenken Sie dabei, dass Sie Ihre Telefonnummern behalten und auch mit der neuen Lösung nutzen wollen. Ihr Telekommunikationspartner wird Ihnen dabei helfen.

Falls Sie eine größere Telefoninstallation migrieren, ist es sinnvoll, die Kompetenz auch externer Fachleute zu nutzen. Sie bringen die nötige Erfahrung mit und helfen, Stolperfallen auszuräumen. Kleine Unternehmen können ihre Telefonie durchaus auch selbst auf IP umstellen, wenn Inhouse entsprechendes Know-how vorhanden ist.

Checkliste zur Migration

Technische Voraussetzungen:

  • Wird bereits eine IP-fähige TK-Anlage eingesetzt? Benötige ich neue Hardware?
  • Welcher Festnetzanschluss wird genutzt – ISDN oder bereits ein DSL-Anschluss? Ist ein Breitbandanschluss vorhanden und ist dieser ausreichend dimensioniert?
  • Ist das Netzwerk VoIP-fähig?
  • Sind alle Standorte miteinander vernetzt?

Organisatorische Punkte:

  • Vertragslaufzeiten, Kündigungskonditionen
  • Einbindung des Betriebsrats, sofern Telefonieverhalten dokumentiert wird (Datenschutz)

Bedarfsanalyse:

  • Welche Anforderungen werden an die neue VoIP-Lösung gestellt?
  • Wie soll die neue Anlage dimensioniert werden?
  • Werden Sonderdienste und Anwendungen zur Alarmübertragung für Melde- und Überwachungssysteme (Aufzugnotruf, Alarmanlage, EC-Cash-Terminals) weiterhin benötigt und werden diese noch über das ISDN-Netz realisiert?
  • Welches Betriebsmodell eignet sich: Eigenbetrieb versus virtuelle TK-Anlage?

Providerwahl:

  • Kosten/Nutzen-Vergleich über Ausschreibung oder IT-Berater ziehen
  • Welche Service-Levels werden angeboten?
  • Wie wird die Qualität der Sprachdienstleistung sichergestellt?
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