So rufen Sie eine E-Mail in Outlook zurück: Anleitung und Tipps
22.04.2026
Eine fehlerhafte E-Mail, ein falscher Empfänger oder ein fehlender Anhang können im professionellen Mail-Verkehr unangenehm werden. Zum Glück lassen sich E-Mails in Outlook zurückholen – und so Stress vermeiden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, unter welchen Bedingungen dieser Rückruf funktioniert und wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen.
Die Voraussetzungen
Um eine E-Mail in Outlook zurückzurufen, müssen bestimmte technische Rahmenbedingungen erfüllt sein.
- Sender und Empfänger müssen über ein M365 oder Microsoft Exchange Konto derselben Organisation verfügen.
- Die E-Mail muss noch ungelesen sein.
- Outlook muss beim Empfänger geöffnet und mit dem Server verbunden sein.
Die wichtigste Voraussetzung: Sowohl Sie als auch der Empfänger müssen über ein Microsoft Exchange-Konto oder ein Microsoft 365-Abonnement innerhalb derselben Organisation verfügen. Idealerweise nutzen sowohl Sie als auch der Empfänger die Windows-PC-App oder die Outlook-Web-App (OWA).
Nur ungelesene E-Mails lassen sich zurückrufen
Ein weiterer entscheidender Faktor ist der Status der Nachricht im Posteingang des Empfängers. Die E-Mail darf noch nicht gelesen oder automatisch (etwa durch Regeln) in andere Ordner verschoben worden sein. Sollte der Empfänger die Nachricht etwa bereits auf seinem Smartphone abgerufen haben (IMAP-Abruf), schlägt der Rückruf in der Regel fehl, da die Mail dann als bereits gelesen gilt.
Zudem muss das Programm beim Empfänger zum Zeitpunkt des Rückrufversuchs geöffnet und mit dem Server verbunden sein.
Dieser Mechanismus funktioniert in der Regel nicht:
- in mobilen Apps
- bei externen Empfängern
- bei anderen E-Mail-Anbietern (z. B. Google Mail)
So überprüfen Sie in Outlook, ob Ihre Firmen-Mailadresse mit einem Exchange- oder Microsoft 365-Konto verknüpft ist:
- Outlook (New): Navigieren Sie zu „Datei | Kontoinformationen | Konten“. Dieser Pfad funktioniert auch in der Web-Version.
- Outlook (Classic): Im Menü „Datei | Informationen“ sehen Sie in der Regel oben Ihr aktives Microsoft Exchange-Konto.
- Das alte Outlook hat eine klassische Menüleiste mit Reitern wie „Datei“, „Start“, „Senden/Empfangen“.
- Das neue Outlook zeigt oben rechts meist einen Hinweis wie „Das neue Outlook“.
- Alternativ: In der Titelzeile oder im App-Namen (bei Windows-PCs) steht oft noch „Outlook (neu)“, „Outlook (New)“ oder „Outlook (Classic)“.
So rufen Sie in Outlook eine E-Mail zurück
Im neuen Outlook gehen Sie so vor:
- Navigieren Sie zum Ordner „Gesendete Elemente“.
- Öffnen Sie die E-Mail per Doppelklick in einem neuen Fenster.
- Klicken Sie oben im Menüband in der Kategorie „Antworten“ auf die Kachel „Nachricht zurückrufen“.
- Ist das Menü eingeklappt, klappen Sie es über den nach unten zeigenden Pfeil ganz rechts aus. Alternativ können Sie auf die drei Punkte (…) klicken und dort „Nachricht zurückrufen“ auswählen.
- Im Dialogfenster wählen Sie zwischen „Nur diese Nachricht zurückrufen“ oder „Zurückrufen und diese Nachricht als Entwurf öffnen“. Über letztere Option können Sie die E-Mail bearbeiten und erneut senden.
- Klicken Sie auf „OK“.
Unsere Anleitung für Outlook (New) basiert auf der Outlook-Version 1.2025.319.100. Beachten Sie, dass der angegebene Klickpfad je nach Outlook-Version leicht variieren kann.
Tipp: In der Vollansicht der Nachricht (Doppelklick) finden Sie die erweiterten Optionen für den Rückruf am verlässlichsten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mail in Outlook (Classic) zurückziehen
- Navigieren Sie zum Ordner „Gesendete Elemente“.
- Öffnen Sie die E-Mail per Doppelklick in einem neuen Fenster.
- Klicken Sie oben im Menüband im Abschnitt „Verschieben“ rechts auf den untersten kleinen Button („Weitere Verschiebeaktionen“). Dadurch öffnet sich ein Untermenü.
- Wählen Sie dort „Diese Nachricht zurückrufen“ aus.
- Im Dialogfenster können Sie die ungelesene Nachricht löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen. Sie können außerdem wählen, ob die Empfänger über den Nachrichtenrückruf benachrichtig werden sollen.
- Klicken Sie auf „OK“.
Rückrufbericht zur Statusabfrage
Nachdem Sie den Rückruf ausgeführt haben, erhalten Sie einen Rückrufbericht per E-Mail. Über einen Link in dieser Nachricht können Sie den Status des Nachrichtenrückrufs verfolgen. Neben Informationen zu der jeweiligen Mail sehen Sie dort, ob der Auftrag noch „Ausstehend“ ist oder bereits als „Zurückgerufen“ markiert wurde. Auch „Fehler“ werden hier aufgeführt.
Outlook-Tipps: Mit diesem Trick vermeiden Sie Fehler
Da der Rückruf einer E-Mail nicht in jedem Fall garantiert werden kann, ist Prävention die sicherste Methode für eine unfallfreie Kommunikation. Eine effektive Möglichkeit besteht darin, den Versand von Nachrichten um einige Minuten zu verzögern. So bleibt Ihnen genug Zeit, die Mail im Postausgang noch einmal zu bearbeiten, bevor Sie diese endgültig versenden.
In Outlook (Classic) können Sie dafür eine automatisierte Regel-Funktion nutzen.
Einrichten einer Regel zur Versandverzögerung in Outlook (Classic)
- Klicken Sie oben im Menü auf „Datei“.
- Wählen Sie unter „Informationen“ die Option „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ aus.
- Klicken Sie auf „Neue Regel…“. Es öffnet sich der Regel-Assistent.
- Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Setzen Sie einen Haken bei „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“.
- Bestimmen Sie die Verzögerung im unteren Fenster, indem Sie auf „eine Anzahl von“ anklicken.
- Folgen Sie dem nächsten Dialogfenster und klicken Sie abschließend auf „Fertig stellen“.
- Schließen Sie die Einrichtung ab und aktivieren Sie die Regel.
Finden Sie die Regel-Option „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“ nicht, können Sie die Verzögerung alternativ manuell einstellen. Im Fenster einer neuen E-Mail klicken Sie dafür im Menüband auf „Übermittlung verzögern“ (bei eingeklapptem Menü klicken Sie ggf. vorher auf die drei Punkte, um die Option zu sehen).
Senden planen in Outlook (New)
In Microsoft Outlook (New) gibt es die Sendeverzögerung per Regel nicht mehr. Microsoft bietet stattdessen die Option „Senden planen“ für einzelne Nachrichten an. Wollen Sie bei wichtigen Nachrichten auf Nummer sicher gehen, können Sie dieses Feature nutzen.
E-Mail über „Sendung planen“ verzögern
- Erstellen Sie eine neue Nachricht.
- Klicken Sie vor dem Absenden neben dem „Senden“-Button auf den nach unten zeigenden Pfeil.
- Wählen Sie „Senden planen“ aus.
- Stellen Sie im Pop-up-Fenster ein, wann die Nachricht versendet werden soll.
- Klicken Sie abschließend auf „Senden“.
E-Mail zurückrufen in Outlook: Überblick
- Die Funktion erfordert zwingend Microsoft Exchange oder Microsoft 365-Konten innerhalb derselben Organisation.
- Nur ungelesene Nachrichten in Outlook-Posteingängen können erfolgreich zurückgeholt werden.
- Sie erhalten im Rückrufbericht Informationen über den Status des Vorgangs.
- Tipp: Über Optionen wie „Senden planen“ oder Regel (altes Outlook) können Sie den E-Mail-Versand bei Bedarf verzögern.
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Häufig gestellte Fragen
Ja, Sie können E-Mails in Outlook zurückziehen, sofern diese innerhalb ihrer Organisation versendet und noch nicht geöffnet wurden.
Je nachdem, welche Outlook-Version Sie nutzen, unterscheiden sich die Pfade für den Rückruf interne Sprungmarke auf.
Es gibt kein Zeitlimit für den Rückruf einer E-Mail. Allerdings darf die Nachricht noch nicht vom Empfänger geöffnet, als gelesen markiert oder (automatisiert) verschoben worden sein.
Sofern nicht ausgewählt (z. B. in Outlook Classic), wird keine gesonderte Benachrichtigung an den Empfänger gesendet, die ihn über einen Rückruf informiert.
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