Signatur in Microsoft Outlook einrichten und ändern
14.05.2025
Eine Signatur in Microsoft Outlook verleiht Ihren E-Mails mehr Professionalität. Darüber hinaus sparen Sie Zeit: Mit jeder E-Mail senden Sie automatisch Ihre wichtigsten Kontaktdaten mit – ohne, dass Sie sie jedes Mal manuell eingeben. Wie Sie Ihre Signatur im klassischen Outlook und in der neuen Outlook-App einrichten und ändern. Und was in der Signatur stehen sollte.
Outlook-Signatur einrichten
Wenn Sie beruflich viele E-Mails schreiben, sollten Sie sich eine E-Mail-Signatur einrichten. Die Signatur steht in Microsoft Outlook jeweils unter Ihrem Mailtext und wird automatisch mit jeder E-Mail verschickt. Der Vorteil: Eine Signatur spart Zeit, strahlt Professionalität aus und die Adressaten Ihrer Mails haben direkt all Ihre wichtigen (Kontakt-)Informationen im Blick – ohne, dass Sie diese jedes Mal manuell hinzufügen müssen.
Signatur im klassischen Outlook einrichten
So richten Sie erstmalig eine E-Mail-Signatur im klassischen Outlook ein:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“.
- Klicken Sie unten links auf „Optionen“.
- Wählen Sie im Optionsfenster „E-Mail“ aus.
- Klicken Sie auf den Button „Signaturen…“.
- Im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ wählen Sie die Registerkarte „E-Mail-Signatur“.
- Klicken Sie auf „Neu“ und benennen Sie die neue Signatur.
- Bestätigen Sie mit „Ok“.
- Schreiben Sie in das Textfeld unten Ihren gewünschten Signatur-Text.
- Bestätigen Sie erneut mit „Ok“.
Sobald Sie nun eine neue E-Mail öffnen, erscheint die Signatur automatisch im Textfeld, in dem Sie Ihren E-Mail-Text eintragen.
Ein alternativer Weg, um in das Fenster „Signaturen und Briefpapier“ zu gelangen, sieht wie folgt aus:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Start“.
- Wählen Sie die Option „Neue E-Mail“ aus.
- Im E-Mail-Fenster klicken Sie im Menüband auf „Nachricht“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signatur“.
- Wählen Sie die Option „Signaturen…“ aus.
Signatur im neuen Outlook einrichten
Wenn Sie die neue Outlook-App oder die Browserversion verwenden, gehen Sie so vor:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen“.
- Wählen Sie links im Menü den Punkt „Konto“ aus.
- Im Menüband rechts daneben klicken Sie auf „Signaturen“.
- Im Fenster „Signaturen“ klicken Sie auf „+ Neue Signatur“. Ein neues Fenster öffnet sich.
- Tragen Sie den gewünschten Signatur-Text in das Textfeld ein und benennen Sie die Signatur.
- Unter dem Punkt „Auswählen von Standardsignaturen“ wählen Sie Ihre neu erstellte Signatur aus.
- Drücken Sie auf den Button „Speichern“.
Alternativ gehen Sie wie folgt vor:
- Sie öffnen Outlook und klicken auf der Startseite auf „Neue E-Mail“.
- Im E-Mail-Fenster klicken Sie oben im Menüband auf „Signatur“.
- Haben Sie bereits eine Signatur erstellt, können Sie diese einfügen.
- Haben Sie noch keine Signatur erstellt, klicken Sie auf „Signaturen…“.
- Es öffnet sich das oben gezeigte Fenster und Sie können Ihren Signatur-Text eingeben.
Outlook Signatur ändern
Sie haben bereits eine Signatur erstellt, aber Ihre Position im Unternehmen oder Ihre Telefonnummer haben sich geändert? Damit Sie Ihre Signatur nicht in jeder E-Mail manuell ändern müssen, passen Sie diese am besten an.
Signatur im klassischen Outlook ändern
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Datei“.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und wählen Sie die Option „E-Mail“ aus.
- Klicken Sie auf den Button „Signaturen…“.
- Sie gelangen in das Fenster „Signaturen und Briefpapier“.
- Wählen Sie die Signatur aus, die Sie ändern möchten.
- Bearbeiten Sie den Signatur-Text.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Bestätigen Sie mit „Ok“. Ihre Signatur wurde erfolgreich geändert.
Signatur im neuen Outlook ändern
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen“.
- Wählen Sie links im Menü den Punkt „Konto“ aus.
- Im Menüband rechts daneben klicken Sie auf den Punkt „Signaturen“.
- Im Fenster „Signaturen“ wählen Sie die Signatur aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Im Signatur-Textfeld ändern Sie Ihre Signatur.
- Bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf den Button „Speichern“ klicken.
Tipps zum Erstellen einer Signatur
Eine E-Mail-Signatur sollte alle Ihre wichtigen (Kontakt-)Daten enthalten. Dazu gehören:
- Vorname und Nachname
- Titel/Position
- ggf. Abteilung/Arbeitsbereich
- dienstliche Telefonnummer
- dienstliche E-Mail-Adresse, ggf. alternative E-Mail-Adresse
- Name und Adresse des Unternehmens, für das Sie arbeiten
- ggf. Unternehmenswebseite
- ggf. Social-Media-Kanäle Ihres Unternehmens
Sollten Sie nicht bei jeder E-Mail einen Abschiedsgruß wie „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben wollen, können Sie diesen ebenfalls in Ihre Signatur mit aufnehmen. Damit Ihre Signatur noch professioneller aussieht, fügen Sie ggf. ein Firmenlogo und Hyperlinks ein. So können die Adressaten Ihrer Mails direkt über Ihrer E-Mail-Signatur auf Ihren Internetauftritt gelangen.
Hyperlinks in Outlook-Signatur einfügen
So fügen Sie Im klassischen Outlook einen Link ein:
- Klicken Sie sich bis zum Fenster „Signaturen und Briefpapier“ vor, um Ihre Signatur zu bearbeiten.
- Im Textfeld markieren Sie den Linktext, z. B. Ihre Webseite.
- Mit Rechtsklick auf den markierten Text öffnen Sie das Optionsmenü.
- Klicken Sie auf „Link“.
- Im Fenster „Link einfügen“ muss die Option „Datei oder Website“ ausgewählt sein.
- Geben Sie die URL Ihrer Webseite in der Leiste „Adresse“ ein.
- Bestätigen Sie mit „Ok“.
Im neuen Outlook setzten Sie Links folgendermaßen:
- Klicken Sie sich bis zum Fenster „Signaturen“ vor, in dem Sie Ihre Signatur bearbeiten können.
- Im Textfeld markieren Sie bspw. Ihre Webseite als Linktext.
- Klicken Sie im Menüband unter dem Textfeld auf das Symbol der ineinander verschlungenen Ringe.
- Im Fenster „Link einfügen“ fügen Sie die gewünschte URL ein.
- Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Ok“ Ihre Eingabe.
Signatur in Outlook im Überblick
Eine Signatur in Outlook …
- wirkt professionell und spart Ihnen Zeit, da alle wichtigen Informationen über Sie direkt unter Ihrem Mailtext stehen, ohne dass Sie sie jedes Mal manuell eintippen müssen.
- richten Sie im klassischen Outlook im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ ein. Sie öffnen dieses Fenster über den Pfad „Start | Optionen | E-Mail | Signaturen…“.
- legen Sie im neuen Outlook im Fenster „Signaturen“ an. Dieses öffnen Sie über den Pfad „Einstellungen | Konto | Signaturen“.
- ändern Sie in der klassischen Outlook-App im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ und im neuen Outlook im Fenster „Signaturen“. Wählen Sie hierfür jeweils eine bereits angelegte Signatur aus und passen Sie diese an.
- sollte alle wichtigen (Kontakt-)Daten von Ihnen enthalten, wie z. B. Vorname und Nachname, Titel/Position, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie ggf. Website oder Social-Media-Auftritte.
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Häufig gestellte Fragen
Im klassischen Outlook richten Sie eine Signatur über den Pfad „Start | Optionen | E-Mail | Signaturen…“ ein. Im neuen Outlook funktioniert dies über den Pfad „Einstellungen | Konto | Signaturen“.
Ist in Ihrem Outlook-Konto bereits eine Signatur eingestellt, finden Sie diese im klassischen Outlook im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ und im neuen Outlook im Fenster „Signaturen“. Hier können Sie sie bearbeiten.
In einer Outlook-Signatur sollten möglichst die wichtigsten (Kontakt-)Daten des Absenders stehen, wie Vorname und Name, Titel/Position, Adresse des Unternehmens, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ggf. Website und Social-Media-Kanäle. Microsoft bietet online Signatur-Templates an, die Sie zu Hilfe nehmen können.
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