Outlook-Verteiler erstellen: So sparen Sie Zeit beim E-Mail-Versand
26.05.2026
Indem Sie in Microsoft Outlook einen Verteiler anlegen, erreichen Sie mit nur einer Adresse eine Vielzahl von Kontakten gleichzeitig. Besonders, wenn Sie in festen Projektteams arbeiten, lohnt sich die Erstellung einer solchen Kontaktgruppe. Damit sparen Sie kostbare Zeit und stellen sicher, dass wichtige Mails alle relevanten Personen erreichen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Funktion für Ihren Workflow nutzen.
Kurzanleitung: Verteiler in Outlook anlegen
Wenn es schnell gehen muss: Ein eigener Outlook-Verteiler lässt sich in wenigen Schritten erstellen. Navigieren Sie in Ihrem Outlook-Client (Classic oder Neu) zum Bereich „Personen“, der durch ein Symbol mit zwei Silhouetten am linken Rand dargestellt wird.
- Im Bereich „Personen“ erstellen Sie über das Menüband im Reiter „Neu“ eine „Neue Kontaktgruppe“ oder eine „Neue Kontaktliste“.
- Anschließend fügen Sie die gewünschten Mitglieder zum Verteiler hinzu.
- Abschließend benennen Sie Ihren Verteiler.
Sobald Sie die neue Kontaktliste oder -gruppe in Outlook angelegt haben, können Sie diese nutzen.
Der Vorteil: Anstatt immer wieder mühsam einzelne Kontakte einzugeben, genügt nun der erstellte Verteiler. So sparen Sie Zeit, vergessen keine wichtigen Kontakte und vermeiden gleichzeitig Fehler bei der Eingabe der E-Mail-Adressen.
Schritt für Schritt: So legen Sie einen Verteiler in Outlook an
Je nach Programm-Version kann sich das Erstellen eines E-Mail-Verteilers in Outlook etwas unterscheiden. Welches Outlook Sie nutzen, erkennen Sie an der Bezeichnung:
- Bei „Outlook“ oder „Outlook (New)“ handelt es sich um die neue Variante.
- Zusätzlich gibt es das ältere „Outlook (Classic)“.
Folgen Sie anschließend der für Sie zutreffenden Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Outlook (New): E-Mail-Verteiler erstellen
Die Outlook-Anwendung im neuen Design nutzt die Bezeichnung „Kontaktgruppe“ nicht mehr. Hier nennt Microsoft die lokale Verteilerfunktion schlicht „Kontaktliste“. So legen Sie eine neue Liste an:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Sie am linken Rand in der Menüleiste „Personen“ (Symbol mit zwei Personensilhouetten).
- Klicken Sie oben im Menüband im Bereich „Neu“ auf den Dropdown-Pfeil neben „Neuer Kontakt“.
- Wählen Sie „Neue Kontaktliste“ aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Outlook-Verteiler einrichten können.
- Geben Sie unter „Name der Kontaktliste“ eine Bezeichnung für den Outlook-Verteiler ein.
- Geben Sie optional eine Beschreibung für den E-Mail-Verteiler ein.
- Unter „Empfänger hinzufügen“ können Sie nach gespeicherten Kontakten suchen oder neue E-Mail-Adressen eingeben.
- Klicken Sie ggf. auf „Hinzufügen“, um manuell eingegebene Kontakte in die Outlook-Gruppe aufzunehmen.
- Bestätigen Sie abschließend mit „Erstellen“.
Die neue Outlook-Verteilergruppe wird direkt gespeichert. Sie finden die Kontaktliste anschließend unter „Ihre Kontaktlisten“.
Gut zu wissen: Unter „Ihre Kontakte“ wird die erstellte Kontaktgruppe nicht angezeigt.
Outlook (Classic): Mail-Verteiler anlegen
Im klassischen Outlook erstellen Sie einen E-Mail-Verteiler, indem Sie eine sogenannte „Kontaktgruppe“ einrichten. Gehen Sie dafür so vor:
- Öffnen Sie Outlook (Classic).
- Wählen Sie am linken Rand in der Menüleiste „Personen“ (Symbol mit zwei Personensilhouetten).
- Klicken Sie im Bereich „Neu“ auf „Neue Kontaktgruppe“.
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Outlook-Verteiler einrichten können.
- Geben Sie in der Leiste „Name“ eine Bezeichnung ein, unter der der E-Mail-Verteiler auffindbar sein soll.
- Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie die gewünschte Quelle.
- Im nächsten Fenster können Sie E-Mail-Kontakte suchen und per Doppelklick hinzufügen.
- Bestätigen Sie abschließend mit „Ok“, um die Kontakte in den Verteiler zu übertragen.
- Klicken Sie abschließend im Menü auf „Speichern & schließen“.
Den angelegten E-Mail-Verteiler finden Sie anschließend im Adressbuch „Meine Kontakte“ unter dem zuvor festgelegten Kontaktgruppen-Namen.
Mitglieder verwalten und bearbeiten
Ein Verteiler in Outlook lässt sich jederzeit anpassen. Navigieren Sie dazu einfach im Bereich „Personen“ in Ihren Kontakten zum jeweiligen Verteilereintrag.
- In Outlook (New) halten Sie den Mauszeiger über die Kontaktliste und klicken auf das Stift-Symbol.
- In Outlook (Classic) klicken Sie im jeweiligen Eintrag auf die drei Punkte neben „E-Mail senden“ und wählen „Kontakt bearbeiten“.
Hier können Sie Mitglieder entfernen oder neue hinzufügen. Tipp: Nutzen Sie statt manuell hinzugefügter E-Mail-Adressen direkt Kontakte aus Ihrem Adressbuch. So lässt sich der Verteiler einfacher aktuell halten, sollte sich die Mail-Adresse eines Kontakts ändern. Mühsames durchforsten mehrerer Kontaktgruppen entfällt dadurch.
Tipp: Klare Namenskonventionen für Ihre Verteiler steigern die Übersichtlichkeit. In größeren Unternehmen hilft dies beispielsweise, projektbezogene Kontaktlisten von offiziellen Firmenverteilern zu unterscheiden.
Outlook-Verteiler in der Web-App anlegen
In der Web-Version von Outlook und Microsoft 365 orientiert sich das Anlegen eines E-Mail-Verteilers an der neuen Outlook-Version. Die Menüführung und die Bezeichnungen sind hier identisch. Um im Web-Interface von Outlook eine Kontaktliste zu erstellen, folgen Sie einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook (New).
E-Mail an einen Outlook Verteiler senden
Um eine Nachricht an eine Verteilerliste zu schicken, gehen sie genau so vor, wie beim E-Mail-Versand an eine Einzelperson.
- Erstellen Sie eine neue E-Mail
- Geben Sie im Feld „An“ den Namen Ihres Verteilers ein.
Dieser wird dann wie gewöhnliche Kontakte zur Auswahl angezeigt. Im neuen Outlook können Sie über das Plus-Zeichen neben dem Verteiler die einzelnen Kontakte einblenden.
Outlook-Verteiler erstellen: Vorteile im Überblick
Ein strukturierter Einsatz von Verteilerlisten in Outlook steigert die Produktivität. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Zeitersparnis: Nachrichten erreichen große Gruppen mit nur einem Klick.
- Fehlerreduktion: Das Risiko, einzelne Personen zu übersehen, sinkt deutlich.
- Flexibilität: Kontaktgruppen können jederzeit ergänzt oder reduziert werden.
- Plattformübergreifend: Nutzung in der Desktop-App, im Web und mobil möglich.
Tipp zur Struktur: Eindeutige Benennungen sorgen für Ordnung im Adressbuch.
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Häufig gestellte Fragen
Eine Kontaktliste (oder Kontaktgruppe) in Outlook dient innerhalb Ihres lokalen Adressbuchs als praktischer Verteiler, um E-Mails unkompliziert an mehrere Kontakte zu versenden, ohne diese einzeln eingeben zu müssen.
Verteilerlisten werden hingegen in der Regel über einen Exchange- oder Microsoft-365-Server verwaltet und von mehreren Benutzern im Unternehmen verwendet.
Microsoft-365-Gruppen dienen als Kollaborations-Hub mit einem freigegebenen Posteingang, geteiltem Kalender und weiteren Tools zur Zusammenarbeit.
Verteilerlisten bzw. Kontaktlisten eigenen sich für ein festes Team innerhalb des Arbeitsumfeldes. Für die CC- und BCC-Funktion gilt allgemein: Nutzen Sie CC nur, wenn die jeweiligen E-Mail-Adressen für den Empfänger sichtbar sein dürfen. Ist Datenschutz wichtig und wollen Sie die Empfänger verbergen, sollten Sie die BCC-Zeile nutzen.
Ja, bei Nutzung der Felder „An“ und „CC“ sehen Empfänger alle Adressaten. Eigene Kontaktlisten erleichtern in erster Linie die Eingabe mehrerer E-Mail-Adressen. Für Anonymität nutzen Sie daher bevorzugt das Feld „BCC“.
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