So profitieren Sie von Unified Communications and Collaboration
14. Mai 2018
Mit dem Siegeszug von Handy und Smartphone ist unsere Kommunikation mobiler geworden – privat ebenso wie geschäftlich. Vieles geht heute schneller und effizienter als früher – und die Ansprüche steigen weiter. Jetzt gilt es, mit Unified Communications and Collaboration (UCC) die letzten Fesseln der Kommunikation und Zusammenarbeit zu sprengen.
Früher gab es nur Festnetztelefonie und Postbrief, dann kamen Fax, E-Mail und Handy – heute kommunizieren Mitarbeiter parallel zu den „klassischen“ Kanälen auch über Instant Messaging und Gruppen-Chat, nutzen Telefonkonferenzen und Videotelefonie und arbeiten standortübergreifend an gemeinsamen Dokumenten und Projekten. Die fortschreitende Entwicklung des Internets und die Digitalisierung haben vielfältigste Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit entstehen lassen. Viele von ihnen sind mittlerweile in unterschiedlichen Variationen in Unternehmen jeder Größe angekommen und fördern die Produktivität der Mitarbeiter – gäbe es da nicht einen Haken: Die neuen und alten Kanäle existieren in der Regel unabhängig voneinander, sind nicht miteinander integriert. Und jeder Standort, jeder Geschäftsbereich hegt und pflegt seine eigenen Systeme.
Solch ein „Inselparadies“ behindert aber genau das, was die neuen Kommunikationsformen eigentlich befördern sollten, nämlich ein produktiveres, flexibleres und vernetztes Arbeiten über Standort-, Bereichs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Hier gilt es, mit Unified Communications and Collaboration (UCC) die letzten Fesseln der analogen Kommunikation und Zusammenarbeit zu lösen.
Was versteht man unter UCC und warum sind sie so wichtig?
Bei UCC geht es um die Vereinheitlichung von Kommunikation und Zusammenarbeit – und zwar unternehmensweit, über alle Standorte hinweg. UCC-Lösungen integrieren Kommunikationskanäle wie Telefonie inklusive Video, E-Mail, Instant Messaging und Gruppen-Chat sowie Audio-, Web- und Video-Konferenzen. Für die Zusammenarbeit (Collaboration) kommen Dienste wie Screen-Sharing, gemeinsame Workspaces – also gemeinsam genutzte Datenspeicher und Anwendungen – sowie viele verschiedene Cloud-Lösungen hinzu.
UCC-Systeme verschaffen Mitarbeitern mobile Freiheit. Sie sind damit automatisch flexibler, da sie nicht mehr auf einen Arbeitsplatz oder einen Unternehmensstandort beschränkt sind. Sie können überall produktiv sein, egal ob sie sich im Büro, im Home-Office, in der Bahn oder am Flughafen oder im Ausland befinden.
Bei Unified Communications and Collaboration ist es übrigens nebensächlich, welches Endgerät verwendet wird: „Unified“ bedeutet nichts anderes, als dass es nur noch eine Basistechnologie – in der Praxis ist es das Internet Protokoll (IP) – für alle Funktionalitäten gibt. UCC läuft als Service auf verschiedenen Plattformen (Android, Apple, Linux, Windows) und Endgeräten (Notebook, PC, Smartphone, Tablets). Ein Mitarbeiter nutzt dann beispielsweise mehrere Endgeräte mit der gleichen Telefonnummer, was vor allem Kunden und Geschäftspartnern die Sache leichter macht.
Zudem stehen UCC-Lösungen für Kostenvorteile im Betrieb und Service: Alle Dienste werden über dasselbe Netzwerk geführt, das PCs und Server miteinander verbindet. Ein zusätzliches Telefonnetz ist nicht mehr erforderlich. Das entlastet die Administration und senkt die Kosten.
UCC in vielen Start-ups längst Realität
Gerade junge Unternehmen setzen im Alltag auf vielfältige digitale Kanäle wie E-Mail, Smartphone, Document-Sharing-Plattformen und Conferencing. In Start-ups, die als besonders dynamisch gelten und schnell wachsen (können), gelten sie als Schlüsseltechnologien, wie eine deutschlandweite Studie der Unternehmensberatung delta von 2017 zeigt. Sie von Anfang an zu nutzen, fiel den Entrepreneuren nicht schwer, denn viele der befragten Unternehmer hatten sich bereits bei ihrer Gründung (im Jahr 2010 oder später) dafür entschieden, All-IP-basierte Infrastrukturen einzusetzen und profitierten damit von Anfang an von den Vorteilen einer einheitlichen IP-Infrastruktur.
Moderne Kommunikationssysteme und UCC-Lösungen werden laut Studie den Anforderungen der Start-up-Unternehmen weitestgehend gerecht. Die Kategorien „Integrierbarkeit vorhandener Endgeräte“, „Flexible Erweiterbarkeit des Systems“, „Einbindung mobiler Nutzer“ und „Benutzerfreundlichkeit“ erreichten bei den Befragten Bestbewertungen.
Dabei präferierten die Befragten tendenziell flexible und skalierbare Lösungen aus einer Hand, die sämtliche Kommunikationskanäle unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche vereinen. Im Zuge dessen gewinnen Cloud- und Mietmodelle an Relevanz, da sie den Unternehmen die nötige Agilität ermöglicht, um mit den dynamischen und wachsenden Anforderungen der Business-Welt Schritt zu halten.
Welche Voraussetzungen für UCC?
Etablierte Unternehmen stehen durchaus vor ähnlichen Herausforderungen: Auch sie wollen und müssen mit den disruptiven Veränderungen der digitalen Revolution Schritt halten. Dafür gilt es, in Sachen Kommunikation und Zusammenarbeit die Weichen zu stellen. Wichtige Schritte werden zweifellos gemacht: Zurzeit läuft die Ablösung von ISDN als Basis für die klassische Telefonie durch All-IP-Lösungen. Damit legen Unternehmen den Grundstein, ihre Kommunikationskanäle, Endgeräte und Systeme in einer effizienten und komfortablen Lösung zu vereinen. Unified Communications and Collaboration ist dann nur noch einen Steinwurf entfernt. Neben einem leistungsfähigen Internetanschluss – schließlich werden viele UCC-Anwendungen über das Internet aus einer Cloud bereitgestellt – sind das beispielsweise SIP-basierte Telefonanschlüsse für die Sprachkommunikation in der digitalen Welt. Unternehmen können meist zwischen den Betriebsmodellen Cloud-Lösung oder On-premise-Lösung, also mit eigener Installation, wählen. Letztere kann sowohl Inhouse oder extern in einer Private Cloud betrieben werden.
Sicher kommunizieren mit All-IP und Digital Phone von O2
Mit dem O2 All-IP-Portfolio stellt Telefónica in Deutschland ein modulares Lösungsangebot für Festnetztelefonie und Internet bereit, das Unternehmen genau auf ihre Bedürfnisse zuschneiden können. Mit ihm lassen sich Telefonanschlüsse beispielsweise über ein sicheres und qualitätsgestütztes Sprachnetz realisieren. Die Sprachkommunikation der All-IP-Anschlüsse erfolgt nicht einfach über das öffentliche Internet, sondern über ein sicheres, vom Internet getrenntes IP-Netz.
Mit dem Digital Phone von O2 Business wiederum hat Telefónica eine virtuelle Telefonanlage im Portfolio, die umfangreiche UCC-Funktionen wie Skype for Business, Call-through (Durchwahl), Telephone Handover (Vermittlung/Weitergabe), Click2Dial (PC-Integration), Call List & Voicemail (Anruflisten und Anrufbeantworterfunktion) und Audio-Konferenzen als Service bereitstellt. Die Funktionen können überall genutzt werden, wo eine Verbindung zum Internet besteht.
Je nach Umfang der verwendeten Dienste kann die Pflege der Arbeitsplatzkonfiguration sehr einfach sein. Bei Digital Phone von O2 Business können alle Einstellungen über ein Web-Portal vorgenommen werden – ohne dass spezielle Kenntnisse über ein System oder spezielle Netzwerktechniken erforderlich sind. Eine Nebenstelle lässt sich beispielsweise in weniger als drei Minuten anlegen. Für die Sicherheit sorgt O2 Business mit seinem Partner NFON: Die Rechenzentren, in denen der Service für Digital Phone gehostet wird, sind vollständig redundant ausgelegt. Das bringt nicht nur größtmögliche Ausfallsicherheit, auch der Datenschutz entspricht den deutschen Datenschutzregeln, denn alle Konfigurations- und Nutzungsdaten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet.
Unternehmen, die ihre klassische Kommunikationsumgebung auf ein neues Level heben möchten, sollten sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Angebote und Technologien zu prüfen. Sie können von Start-ups lernen, UCC-Lösungen für ihre Unternehmensdynamik zu nutzen. Der Technologiewechsel von ISDN auf All-IP ist ein guter Ausgangspunkt für eine Weiterentwicklung der internen und externen Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Zeit ist reif, die Technologie vorhanden, die Lösung zum Greifen nahe.