Hybrides Arbeiten: Flexibel wechseln zwischen Homeoffice und Büro
09.05.2023
Die moderne Arbeitswelt zeigt: Flexible Arbeitsmodelle bieten Vorteile für Unternehmen und Angestellte. Um hybrides Arbeiten erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein. Hier finden Sie praktische Tipps für die Umsetzung.
Definition: Was ist hybrides Arbeiten?
Beim hybriden Arbeiten können Angestellte ihre berufliche Tätigkeit sowohl vor Ort im Büro, als auch von unterwegs oder im Homeoffice ausüben – je nach Anforderung und Bedarf. Oft beschreibt dieser Begriff sowohl eine örtliche Unabhängigkeit als auch eine zeitliche Flexibilität. Damit ist hybrides Arbeiten ein zentraler Bestandteil von New Work, also dem grundlegenden Wandel in der Arbeitswelt.
Setzen Sie auf digitalisierte Arbeitsprozesse, um hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen und optimal zu gestalten. Eine stabile und sichere Internetverbindung ist ebenso Voraussetzung wie eine hohe Datensicherheit und nützliche Tools (z. B. Microsoft 365). So lässt sich in hybriden Arbeitsmodellen bestmöglich von überall aus arbeiten.
Die hybriden Arbeitsmodelle im Überblick
Es gibt zwei Hauptfaktoren, die hybrides Arbeiten charakterisieren: die Flexibilität von Arbeitsort und Arbeitszeit. Beide Aspekte können verschieden stark ausgeprägt sein. Diese unterschiedlichen Ausprägungen lassen sich jeweils miteinander kombinieren.
Daraus ergeben sich folgende hybride Arbeitsmodelle:
Arbeitsort
Office-first: In der Regel findet die Arbeit vor Ort im Büro statt. Es gibt die Möglichkeit, in Einzelfällen einen anderen Arbeitsort zu wählen (z. B. Homeoffice).
Teilflexibel: Bestimmte Arbeitszeiten oder Tage im Büro sind festgeschrieben. Darüber hinaus ist der Arbeitsort frei wählbar.
Vollflexibel: Die Wahl des Arbeitsorts steht den Angestellten frei. Es gibt keine weiteren Vorgaben, ein Büro steht jedoch zur Verfügung.
Remote-first: Die Mitarbeitenden leisten ihre Arbeit im Regelfall nicht im Büro – das geschieht nur in Ausnahmefällen. Das Büro steht nicht ständig zur Verfügung.
Arbeitszeit
Fix: Die Arbeitszeit ist exakt festgelegt.
Teilflexibel: Es gibt eine Kernarbeitszeit, in der alle arbeiten. Darüber hinaus können Angestellte flexibel entscheiden, wie sie ihre Arbeitszeit einteilen.
Vollflexibel: Es gibt keine festen Arbeitszeiten. Die Mitarbeitenden entscheiden selbst, wann sie arbeiten.
Vor- und Nachteile von hybridem Arbeiten
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen hybrides Arbeiten einführen möchten, sollten Sie sich mit den Vor- und Nachteilen dieses Arbeitsmodells auseinandersetzen. Beachten Sie dabei, dass nicht alle Aspekte für alle Unternehmen in gleichem Ausmaß gelten. Unterschiedliche Persönlichkeiten bringen individuelle Vorstellungen mit. Das ideale Arbeitsmodell für Ihre Belegschaft zu etablieren ist daher mit einem Findungsprozess verbunden, durch den sich Ihr Unternehmen im Idealfall weiterentwickelt.
Dies sind die größten Vor- und Nachteile von hybriden Arbeitsmodellen:
Vorteile
Mitarbeiterbindung: Mehr Flexibilität kommt bei einem Großteil der Arbeitnehmenden gut an. Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich einführen, haben so einen Vorteil gegenüber Unternehmen, die nach wie vor auf ein klassisches Arbeitsmodell setzen.
Recruiting: In den meisten Branchen ist es schwierig, ausreichend Fachkräfte zu finden. Das Problem lässt sich entschärfen, indem ein Unternehmen durch hybrides Arbeiten auch außerhalb des eigenen Standorts Mitarbeitende suchen kann.
Kostenersparnis: Die Umstrukturierung hin zu hybriden Arbeitsmodellen kann zwar kurzfristig Mehrkosten verursachen, auf lange Sicht fallen jedoch weniger Kosten für Bürofläche, Energie und andere Betriebskosten an. Reisekosten, z. B. zu anderen Niederlassungen, fallen ebenfalls geringer aus.
Erhöhte Produktivität: Können Arbeitnehmende das für sie passende Arbeitsmodell flexibel wählen, führt das oft zu höherer Produktivität: Einige Menschen arbeiten konzentrierter von zu Hause aus, andere sind im Büro effektiver. Je nach Aufgabe können Angestellte zwischen beiden Möglichkeiten wechseln.
Nachteile
Unternehmenskultur: Ein Remote-first-Modell führt unter Umständen zu fehlender Identifikation mit dem Unternehmen. Ein gemeinsamer Arbeitsort mit schnellen Möglichkeiten zum persönlichen Austausch kann digital nicht vollständig ersetzt werden.
Kontrollmöglichkeiten: Arbeit, die nicht vor Ort verrichtet wird, lässt sich für Unternehmen schwieriger kontrollieren. Wird die Kontrolle deshalb verstärkt, kann sich das Verhältnis zur Belegschaft verschlechtern.
Koordinationsaufwand: Arbeitsabläufe, die auf spontanen Austausch oder direkte Reaktionen angewiesen sind, funktionieren innerhalb hybrider Arbeitsmodelle nur eingeschränkt. Das liegt in erster Linie an den flexiblen Arbeitszeiten und den unterschiedlichen Arbeitsorten, die das persönliche Aufeinandertreffen erschweren.
Technische Herausforderungen: Der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell bringt auch technische Herausforderungen mit sich. Das können z. B. neue Ansprüche an die Hardwareausstattung oder Datensicherheit sein.
Voraussetzungen für Hybrid-Work
Um hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen, sollten Sie bestimmte Voraussetzungen schaffen. Diese können je nach Art Ihres Unternehmens und der Branche, in der Sie tätig sind, stark variieren. Passen Sie die Voraussetzungen daher bei Bedarf individuell an Ihr Unternehmen an.
Kulturwandel und Vision: Klären Sie vorab, welche Rolle hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen einnehmen soll und welche Arbeitsmodelle Sie anbieten wollen. Die Kommunikation sollte dabei stets transparent bleiben, sodass Ihre Angestellten den Umstieg verstehen und im Idealfall unterstützen.
Regelwerk: Erstellen Sie von Anfang an ein klar strukturiertes Regelwerk für die angebotenen Arbeitsmodelle. Halten Sie darin z. B. klar verständliche Richtlinien zur Arbeitszeit, Erreichbarkeit und zum Datenschutz fest.
Infrastruktur: Um hybrides Arbeiten sinnvoll anzubieten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre gesamte Belegschaft Zugriff auf relevante Hard- und Software hat. Dazu zählen z. B.
ein modernes Notebook
eine schnelle Internetverbindung
alle nötigen Programme
Datensicherung und Datensicherheit
passende VPN-Services
Sicherheitsmaßnahmen: Greift die Belegschaft außerhalb des Büros auf interne Daten zu, stellt das ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar. Leiten Sie daher Maßnahmen ein, um das Risiko eines unbefugten Datenzugriffs zu vermeiden – wie geeignete Software oder regelmäßige Schulungen.
Hybrides Arbeiten im Überblick
Sowohl Präsenzarbeit im Büro als auch Remote-Arbeit von zu Hause oder unterwegs sind bei hybridem Arbeiten möglich. Es gibt verschiedene hybride Arbeitsmodelle, die sich in der Ausprägung ihrer Flexibilität unterscheiden. Zu den wichtigsten Modellen gehören Office-first, Teilflexibel, Vollflexibel und Remote-first.
Unternehmen profitieren von verschiedenen Vorteilen, wenn sie hybrides Arbeiten einführen. Dazu zählen höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität, Flexibilität und Kosteneffizienz. Allerdings gibt es auch Herausforderungen, z. B. erhöhte Hard- und Softwareanforderungen, fehlende Kontrollmöglichkeiten und die erschwerte Vermittlung einer Unternehmenskultur.
Bestimmte Voraussetzungen sind notwendig, um hybrides Arbeiten zu etablieren. Dazu gehören eine geeignete technische Infrastruktur, Sicherheitsmaßnahmen, ein klares Regelwerk, flexible Arbeitsplatzgestaltung und ein Kulturwandel im Unternehmen. Optional können auch Firmenhandys sinnvoll sein.
Immer mehr Arbeitgeber und Angestellte bevorzugen hybride Arbeitsmodelle. Dieser Trend hält in der Arbeitswelt seit einiger Zeit an. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen sich mit diesem Thema auseinandersetzen und Chancen wie Risiken von hybriden Arbeitsmodellen sorgfältig abwägen.
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Häufig gestellte Fragen
Um hybrides Arbeiten erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen bestimmte Voraussetzungen schaffen. Dazu gehören eine klare Kommunikation und ein passendes Regelwerk, das die Bedürfnisse der Belegschaft und das Erreichen der Unternehmensziele berücksichtigt.
Hybrid-Office beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem Angestellte den Arbeitsort frei wählen können. Dabei gibt es verschiedene Abstufungen der Flexibilität, die das Arbeitsmodell im Detail festlegen – von Office-first bis Remote-first. Im Gegensatz zu Hybrid-Work ist eine Flexibilität der Arbeitszeit bei Hybrid-Office nur in einem abgesteckten Rahmen vorgesehen.
Ein hybrides Arbeitsmodell beschreibt eine Arbeitsweise, bei der die Mitarbeitenden eines Unternehmens Arbeitszeit und Arbeitsort in einem zuvor festgelegten Rahmen frei wählen können.
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