Smart Workplace: Die Zukunft der Arbeit und wie Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten
14.08.2023
Der technologische Fortschritt und neue Arbeitsmodelle verändern unsere Arbeitsplätze. Ein zentraler Aspekt ist dabei der Smart Workplace: Unternehmen jeder Größe sollten Ihre Arbeitsumgebungen den Anforderungen von New Work anpassen. Hier erfahren Sie, welche Transformationsprozesse nötig sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben und im War for Talents zu bestehen.
Welche Technologien werden die Zukunft der Arbeit am stärksten beeinflussen?
Technologische Innovationen verändern die Arbeitswelt. Die dynamische Entwicklung im Zuge der Digitalisierung wird unser Verständnis von Arbeitsprozessen, Zusammenarbeit und Management in Zukunft nachhaltig verändern. Beispiele für Technologien, die nach heutigem Kenntnisstand einen erheblichen Einfluss haben werden, sind:
Künstliche Intelligenz (KI)
KI und maschinelles Lernen nehmen einen immer größeren Stellenwert in der Arbeitswelt ein. Sie ermöglichen es Unternehmen unter anderem, große Datenmengen zu verarbeiten und daraus Muster und Trends abzuleiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. So lassen sich z. B. Automatisierungsprozesse in Bereichen wie Kundenbetreuung (via Chatbots) und Datenanalyse optimieren.
Cloud-Technologie und SaaS
Cloud-Computing und Software-as-a-Service (SaaS) ermöglichen eine flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Mit Anwendungen wie Google Workspace oder Microsoft 365 können Teams effizient zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem jeweiligen Standort. Zudem erleichtert eine Cloud auch das Datenmanagement und reduziert die IT-Kosten.
Internet der Dinge (IoT)
IoT kann Bürogebäude und Arbeitsplätze smarter machen, indem es Geräte und Systeme miteinander vernetzt. Dadurch kann beispielsweise die Energieeffizienz Ihres Firmengebäudes verbessert werden. So lassen sich etwa Heizung, Jalousien und Beleuchtung automatisiert aufeinander abstimmen. Scheint im Sommer die Sonne und heizt das Gebäude auf, schaltet sich die Heizung automatisch ab und die Jalousien fahren selbstständig so weit herunter, dass die Mitarbeiter nicht geblendet werden.
IoT ermöglicht auch das Sammeln von Daten zur Nutzung von Büroflächen über in den Räumlichkeiten angebrachte Sensoren. So lassen sich beispielsweise Heizung und Licht automatisiert abschalten, wenn ein Raum nicht genutzt wird. Zudem können die gewonnenen Daten helfen, die Raumstruktur zu optimieren, selten genutzte Räume umzufunktionieren oder Flächen zu reduzieren und somit Kosten einzusparen.
Virtual und Augmented Reality (VR und AR)
Diese Technologien könnten die Art und Weise, wie wir kommunizieren und zusammenarbeiten, revolutionieren. Sie können z. B. virtuelle Besprechungsräume schaffen, in denen sich Menschen aus der ganzen Welt treffen. Unternehmen könnten die Technologie auch für virtuelle Trainings ihrer Beschäftigten nutzen.
Blockchain
Durch Blockchain-Technologie lässt sich die Sicherheit von Datenübertragung und -speicherung verbessern und gleichzeitig die Effizienz in Bereichen wie Vertrags- oder Lieferkettenmanagement optimieren.
Moderne Arbeitsmodelle verändern den Arbeitsplatz
In der heutigen digitalen Ära, in der Fachkräfte rar sind, werden viele traditionelle Arbeitsmodelle durch moderne, flexiblere Ansätze ersetzt. Die nachfolgenden Entwicklungen werden die Ausgestaltung von Arbeitsumgebungen in Zukunft beeinflussen:
Homeoffice: Das Arbeiten von zu Hause aus hat sich während der Coronapandemie etabliert und wird in einigen Unternehmen gänzlich, in anderen als Hybridmodell auch zukünftig relevant bleiben. Es bietet Beschäftigten mehr Flexibilität und kann zudem dazu beitragen, die Work-Life-Balance zu verbessern. Homeoffice stellt jedoch auch besondere Anforderungen an die Unternehmen. Gefragt sind eine wirkungsvolle Kommunikation und Mitarbeiterführung in Remote-Situationen sowie die Bereitstellung der notwendigen Technologien.
Mobiles Arbeiten: Dieses Arbeitsmodell steht für einen flexiblen Arbeitsort außerhalb der Betriebsstätte. Mobiles Arbeiten kann z. B. unterwegs in der Bahn oder beim Kunden stattfinden. Wie im Homeoffice können Beschäftigte jedoch an bestimmte Arbeitszeiten gebunden sein.
Flexible Arbeitszeiten (Flexwork): Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten frei nach ihren Bedürfnissen zu gestalten. Dies kann dazu beitragen, Stress zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Zudem kann es Unternehmen dabei helfen, talentiertes Personal zu gewinnen und zu halten, das seinen Fokus verstärkt auf Work-Life-Balance legt.
Hybrides Arbeiten: Dieses Modell kombiniert einen flexiblen Arbeitsort mit einer flexiblen Arbeitszeit. Für die reibungslose Umsetzung hybrider Arbeit ist eine moderne digitale Infrastruktur Voraussetzung. Nur so wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeitenden trotz hoher Flexibilität effizient arbeiten können.
Alle genannten Arbeitsmodelle erfordern einen umfassenden Einsatz von Technologien, insbesondere von Kommunikationstools. Plattformen wie z. B. Microsoft 365 und Teams, Zoom oder Slack ermöglichen es, dass Mitarbeitende trotz physischer Distanz effektiv zusammenarbeiten. Diese Softwarelösungen bieten Funktionen für Videokonferenzen, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Aufgabenmanagement und vieles mehr. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen in diese Technologien investieren und ihre Mitarbeitenden darin schulen, sie effektiv zu nutzen.
So werden sich Berufe in Zukunft verändern
Die rasanten technologischen Entwicklungen im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wirken sich erheblich und stetig auf die Arbeitswelt aus. Das führt zu Veränderungen in bestehenden Berufen, während gleichzeitig völlig neue Aufgabenfelder entstehen und manche ganz wegfallen.
Veränderungen in bestehenden Berufen
Viele bestehende Berufsbilder werden sich weiterentwickeln, um neue Technologien und Arbeitsweisen zu integrieren. Programmierarbeiten werden z. B. immer stärker von KI-Technologien beeinflusst und Lehrkräfte könnten immer häufiger digitale Plattformen für Fernunterricht nutzen. Gleichzeitig dürften sich Berufe in der Fertigung und im Kundenservice durch Automatisierung und KI noch stärker verändern. Hier sollten Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit zur Weiterbildung und Umschulung einräumen, um mit diesen Veränderungen Schritt halten zu können.
Neue Berufe
Mit den neuen Technologien entstehen neue Tätigkeitsfelder. Beispiele für solche Berufsbilder sind Datenwissenschaftler, die große Datenmengen analysieren und interpretieren, oder VR-Designer, die virtuelle Realitäten für verschiedene Anwendungen gestalten. Diese Tätigkeiten erfordern oft spezialisierte Kenntnisse und entsprechend geschulte Experten sind auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt.
Berufe, die verschwinden könnten
Während sich einige Berufe anpassen und neue entstehen, werden manche Tätigkeitsfelder durch Automatisierung oder künstliche Intelligenz an Bedeutung verlieren. Dies betrifft insbesondere Aufgaben, die repetitiv und regelbasiert sind und daher leicht von Maschinen übernommen werden können.
Wichtig für Sie ist, diesen Wandel zu erkennen und proaktiv anzugehen. Das bedeutet auch hier, die Mitarbeitenden kontinuierlich weiterzubilden und in Technologien zu investieren. Gleichzeitig müssen die Rahmenbedingungen angepasst werden: Das Aus- und Weiterbildungssystem muss den Anforderungen des Arbeitsmarktes der Zukunft gerecht werden.
Die Smart-Workplace-Studie zum Arbeiten im 21. Jahrhundert
Die Smart-Workplace-Studie von O2 und IDG Research Services aus dem Jahr 2020 beleuchtet das Thema „Arbeiten im 21. Jahrhundert“ im Kontext des plötzlichen und weitreichenden Übergangs zum Homeoffice aufgrund der Coronapandemie. Die Studie identifiziert erhebliche Herausforderungen in den Bereichen IT-Infrastruktur, Prozesse und IT-Sicherheit, die z. B. für CTOs und IT-Spezialisten relevant sind.
Unterschiedliche Einschätzungen
Laut einer Befragung im Zuge dieser Studie bewerteten etwa die Hälfte der teilnehmenden CEOs die Umsetzung ihrer Smart-Workplace-Lösungen als „sehr gut“. Eine Einschätzung, die nur jeder siebte Beschäftigte teilte. Insgesamt äußerten rund 75 % der befragten Angestellten nur geringe bis mäßige Zufriedenheit mit der Flexibilität und Modernität ihres Arbeitsplatzes.
Verantwortliche sollten demzufolge kontinuierlich prüfen, inwiefern ihr Unternehmen den aktuellen Anforderungen an moderne Arbeitsmodelle entspricht. Die Studie spiegelt zudem die Notwendigkeit sowie den Wunsch an Unternehmerinnen und Unternehmer wider, aktiv zu werden und sich anhaltenden Herausforderungen zu stellen. Sie zeigt, wie New Work und Digitalisierung die Unternehmenskultur beeinflussen können.
Ihre Aufgabe als Führungskraft sollte es demnach sein, die Kommunikation zu verbessern und mehr Flexibilität zu ermöglichen. So lässt sich die Produktivität steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden erhöhen.
Herausforderungen bei der Digitalisierung
Laut der Studie müssen in diesem Anpassungsprozess erhebliche Hürden überwunden werden. Darunter Mängel in der IT-Infrastruktur (genannt von über 28 % der Befragten) und unausgereifte Prozesse (genannt von 25,9 % der Befragten). Gleichzeitig gaben rund 80 % der befragten Unternehmen an, bei der Transformation zum modernen Arbeitsplatz auf externe Dienstleister und Experten zurückzugreifen.
Die 60-seitige Studie bietet einen detaillierten Überblick über die aktuelle Situation, Herausforderungen, Chancen und Risiken und gibt wertvolle Einblicke in verschiedene Perspektiven auf den Arbeitsplatz der Zukunft. Die komplette Studie Smart Workplace 2020 finden Sie unter dem angegebenen Link.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Arbeitswelt der Zukunft vor
In der Arbeitswelt von morgen sind Anpassungsfähigkeit und kontinuierliches Lernen ein Schlüssel zum Erfolg. Damit Sie proaktiv eine Strategie für den Wandel entwickeln können, folgen an dieser Stelle einige Schritte zur Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Arbeit der Zukunft:
Veränderte Mitarbeiterbedürfnisse erkennen: Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles und hybrides Arbeiten werden zur Norm. Unternehmen sollten diese Flexibilität bieten, um talentierte Mitarbeitende zu halten und zu gewinnen. Zudem sollten sie die notwendige technologische Infrastruktur bereitstellen und so für eine effektive Kommunikation sorgen, unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden.
Rolle der Führungskräfte neu definieren: In einer zunehmend digitalen und flexiblen Arbeitswelt muss die Rolle der Führungskräfte neu definiert werden. Sie sollten in der Lage sein, remote Mitarbeitende zu führen, eine Kultur der digitalen Zusammenarbeit zu fördern und gleichzeitig das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeitenden sicherzustellen.
Investition in Weiterbildung und Qualifizierung: Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Einführung neuer Technologien ist es unerlässlich, in die Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeitenden zu investieren. Dies sollte sowohl technische Fähigkeiten als auch Soft Skills umfassen wie z. B. das Arbeiten in virtuellen Teams oder den Umgang mit der zunehmenden Automatisierung.
Strategie für den Einsatz von KI entwickeln: Unternehmen sollten eine klare Strategie für den Einsatz von KI entwickeln. Dies umfasst unter anderem die Identifizierung von Bereichen, in denen künstliche Intelligenz den größten Nutzen bringen kann, die Auswahl der passenden Tools und die Anpassung von Arbeitsprozessen an den Einsatz von KI. Behalten Sie dabei stets auch alle rechtlichen Fragen im Hinterkopf. Die Antworten darauf können sich mit der Zeit ändern.
Neue Aufgaben für die Personalabteilung in Zeiten von KI: Die Personalabteilung wird eine entscheidende Rolle bei der Integration von KI in den Arbeitsalltag spielen. Dies umfasst die Auswahl und Implementierung von KI-Tools, die Einarbeitung der Beschäftigten und die Anpassung von Arbeitsprozessen. Zudem kann die Personalabteilung Mitarbeitende während der digitalen Transformation unterstützen, indem sie Möglichkeiten zur Weiterbildung und Umschulung anbietet.
Datenschutz und Sicherheit im Smart Workplace
In der digitalisierten Arbeitswelt spielen Datenschutz und Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Mit zunehmender Vernetzung und der Nutzung cloudbasierter Technologien steigt das Risiko von Datendiebstahl und Cyberattacken. Unternehmensverantwortliche sollten daher auch an dieser Stelle proaktiv handeln, um den Schutz sensibler Daten kontinuierlich zu gewährleisten.
Sichere Technologien: Die Wahl der richtigen Technologien ist der erste Schritt zur Datensicherheit. Bei der Auswahl von Tools für einen Smart Workplace sollte neben Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit auch die Sicherheit ein entscheidendes Kriterium sein. Dies gilt insbesondere für Tools, die personenbezogene Daten verarbeiten oder speichern. Achten Sie bei solch sensiblen Daten auf eine sichere Verschlüsselung.
Datenschutzrichtlinien: Unternehmen sollten klare Datenschutzrichtlinien etablieren, die den Umgang mit sensiblen Daten regeln. Diese sollten regelmäßig aktualisiert und an die Beschäftigten kommuniziert werden.
Schulung der Beschäftigten: Viele Sicherheitsverletzungen sind auf menschliche Fehler zurückzuführen. Daher ist es wichtig, Mitarbeitende regelmäßig in den Bereichen Datenschutz und Cybersicherheit zu schulen. Sie sollten über mögliche Bedrohungen informiert werden und wissen, wie sie diese erkennen und ihnen aus dem Weg gehen können.
Maßnahmen für Cybersicherheit: Neben der Schulung der Beschäftigten sollten Unternehmen auch technische Maßnahmen zur Verbesserung der Cybersicherheit ergreifen. Dies kann die Installation von VPN-Services, Firewalls und Antivirensoftware, regelmäßige Sicherheitsaudits und Backups sowie die Implementierung von Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung umfassen.
Zukunft der Arbeit im Überblick
Die Zukunft der Arbeit bringt viele Herausforderungen, aber auch große Chancen mit sich. Mit den richtigen Strategien und Technologien können Sie in Ihrem Unternehmen diese Veränderungen nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und ambitionierte Talente als neue Mitarbeitende zu gewinnen.
Technologien wie KI, Cloud-Computing und IoT werden die Arbeitswelt stark beeinflussen, indem sie neue Arbeitsweisen ermöglichen und die Effizienz steigern.
Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice und hybrides Arbeiten verändern den Arbeitsplatz der Zukunft. Gleichzeitig erhalten Kommunikations- und Kollaborationstools einen immer größeren Stellenwert.
Berufe werden sich verändern. Einige könnten durch Automatisierung und KI überflüssig werden, während sich andere anpassen und gleichzeitig neue entstehen.
Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Zukunft der Arbeit erfordert Anpassungsfähigkeit und kontinuierliches Lernen. Dies umfasst, die veränderten Bedürfnisse der Beschäftigten anzuerkennen, die Rolle der Führungskräfte neu zu definieren, die Aufgaben der Personalabteilung in Zeiten von KI zu erweitern, in Weiterbildung und Qualifizierung zu investieren sowie eine klar definierte Strategie zu entwickeln.
Datenschutz und Datensicherheit sind für einen Smart Workplace von entscheidender Bedeutung. Ergreifen Sie proaktiv Maßnahmen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
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Häufig gestellte Fragen
Die Arbeit der Zukunft wird stark von Technologien wie KI, IoT und Cloud-Computing geprägt sein und verstärkt auf Flexibilität, Fernarbeit und digitale Zusammenarbeit setzen. Arbeitsmodelle wie Homeoffice und hybrides Arbeiten werden immer weiter in den Fokus rücken.
Die Arbeit wird sich insofern verändern, als dass neue Technologien in den Arbeitsalltag integriert werden, Arbeitsmodelle flexibler werden und sich die Anforderungen an die Qualifikationen der Mitarbeitenden verändern.
Bis 2030 wird die Arbeitswelt zunehmend digitalisiert sein, mit einer starken Präsenz von KI und Automatisierung. Die Art und Weise wie wir arbeiten, wird sich dadurch grundlegend verändern.
Ein Smart Workplace ist ein Arbeitsplatz, der moderne digitale Technologien, insbesondere IoT und KI, nutzt, um eine effizientere, flexiblere und vernetzte Arbeitsumgebung zu schaffen.
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