Digitalisierung: Definition, Chancen & Vorteile

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bezeichnet den Prozess, analoge Informationen, Abläufe und Systeme in passende digitale Varianten umzuwandeln. Dabei kommen digitale Technologien zum Einsatz, um Daten zu speichern, zu verarbeiten und zu übertragen. Dazu gehören z. B. Computer, Software, Netzwerke und das Internet.

Indem analoge Informationen und Abläufe in digitale Formate überführt werden, lassen sich Produktivität und Effizienz steigern. Sie stellen Ihr Unternehmen damit flexibler, agiler und wettbewerbsfähiger auf.

Aber Achtung: Es genügt nicht, lediglich analoge Prozesse digital nachzubilden. Ist der analoge Prozess ineffizient, wird auch seine Digitalisierung kaum Gewinn bringen. Daher sollten Sie bestehende Prozesse zunächst optimieren und dann digitalisieren. Das kann eine umfassendere Transformation Ihres Betriebs nötig machen.

Digitalisierung und digitale Transformation: Wo liegt der Unterschied?

Digitale Transformation beschreibt einen umfassenden und ganzheitlichen Wandel des Geschäftsmodells und der Unternehmenskultur einer Firma. Ziel ist es, das Unternehmen von Grund auf an die Anforderungen der digitalen Ära anzupassen und zukunftsfähig zu machen.

Zur digitalen Transformation gehören z. B.:

• Neuausrichtung der Geschäftsstrategie
• Integration digitaler Technologien in alle Geschäftsbereiche
• Veränderung der Denkweise innerhalb der eigenen Organisation
• Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle

Diese Veränderungen bringt die Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung hat einen weitreichenden Einfluss. Sie verändert im Rahmen des Transformationsprozesses die Abläufe, die Unternehmenskultur und sogar die Gesellschaft. Ein Beispiel ist der Online-Handel, der den klassischen Einzelhandel zum großen Teil abgelöst hat.

Mit digitalen Technologien und Systemen lässt sich eine Vielzahl manueller und zeitaufwendiger Aufgaben automatisieren. Dazu gehören beispielsweise Buchhaltungssaufgaben, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und die Bestandsverwaltung.

Zudem hat künstliche Intelligenz (KI) einen steigenden Einfluss auf die Arbeitswelt. KI übernimmt zunehmend wiederkehrende Aufgaben und entlastet Mitarbeitende.

Das IoT als Basis des digitalen Wandels

Das Internet der Dinge (IoT) ermöglicht die Vernetzung von Maschinen. Dadurch lassen sich Prozesse rund um Produktion und Logistik optimieren:

• IoT-Geräte in Produktionslinien liefern Daten in Echtzeit und lassen sich zur Automatisierung und Optimierung der Produktion nutzen.
• IoT-Sensoren ermöglichen die kontinuierliche Überwachung Ihrer Maschinen. Kostenintensive Ausfallzeiten lassen sich minimieren.
• Digitale Lagerverwaltung lässt Sie jederzeit Standort und Zustand von Waren kontrollieren.

Vorteile und Herausforderungen

Herausforderungen

• Sicherheitsrisiken: Maßnahmen zur Absicherung Ihrer Digitalen Infrastruktur sind mit zunehmender Digitalisierung unerlässlich, denn das Risiko für Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen steigt.
• Absicherung gegen Ausfälle: Eine solide IT-Infrastruktur und ein Back-up-Plan sind wichtig, damit technische Ausfälle oder Störungen Betriebsabläufe nicht beeinträchtigen.
• Verunsicherung: Veränderungen durch Digitalisierung können zu Unsicherheit und Ängsten in der Gesellschaft und somit auch innerhalb der Belegschaft führen. Eine typische Befürchtung ist, dass Arbeitsplätze durch künstliche Intelligenz und Automatisierung verloren gehen. Bereiten Sie daher Ihre Mitarbeitenden auf Veränderungen vor und bieten Sie Schulungen an.
• Informationsverarbeitung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Fülle an Informationen verarbeiten und sinnvolle Erkenntnisse daraus gewinnen kann.
• Wettbewerbsfaktor: Die Digitalisierung kann zu einer Kluft zwischen Unternehmen führen – zwischen solchen, die über ausreichende Ressourcen zur Umsetzung verfügen, und solchen, die dazu nicht in der Lage sind.

Beispiele für digitalisierte Unternehmensbereiche und Branchen

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

• Kundenkontakt: Branchenübergreifend können digitale, KI-gestützte Telefonbots oder Chatbots den Kundenservice entlasten und häufige Fragen beantworten.
• Vertrieb: Mit CRM-Software verwaltet Ihr Vertriebspersonal Kundeninformationen, Interessentenkontakte (Leads) und Kontakthistorien zentral und gestaltet den Vertriebsprozess effizienter.
• Marketing: Die Digitalisierung ermöglicht eine gezielte Kundenansprache und personalisierte Marketingkampagnen. Durch den Einsatz von KI und Big Data wird hyperpersonalisierte Werbung möglich. Inhalte, Angebote und Kundenerlebnisse werden dabei individuell auf die Nutzenden zugeschnitten.
• HR-Abteilung: Unternehmen können beispielsweise digitale Bewerbungsmanagement-Systeme verwenden, um den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten. Digitale Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung können ebenfalls Teil der digitalisierten HR-Prozesse sein.
• Gesundheitswesen: Elektronische Patientenakten (ePA) erleichtern die Dokumentation und den Zugriff auf medizinische Informationen. Durch Telemedizin und Fernüberwachung lassen sich Gesundheitsdienstleistungen effizienter umsetzen.
• Logistik: Mit Tracking- und Telematiksystemen lassen sich Standort und Zustand der Waren oder Fahrzeuge in Echtzeit überwachen. Automatisierte Lagerverwaltung und fahrerlose Transportsysteme sorgen für effizientere Logistikprozesse.
• Handwerk: Mobile Anwendungen erleichtern den Zugriff auf Auftragsinformationen und die Kommunikation mit der Kundschaft. Die Verwendung intelligenter Sensoren und vernetzter Geräte ermöglicht eine effizientere Wartung betrieblicher Maschinen und Infrastruktur.

Wie Sie Ihren digitalen Reifegrad ermitteln

Das Bundeministerium für Wirtschaft und Energie beschreibt mit dem digitalen Reifegrad eines Unternehmens, wie weit die digitale Transformation des Betriebs vorangeschritten ist. Das Modell bietet Ihnen eine strukturierte Methode, um Prozesse, Strukturen sowie Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten schrittweise zu verbessern.

Dadurch kann Ihr Unternehmen erkennen, in welchen Bereichen es gut aufgestellt ist und wo es Handlungsbedarf gibt. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um Ihre digitale Transformation voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren bieten Digitale Reifegrad-Checks speziell für kleine und mittlere Unternehmen an. Dabei untersuchen sie unterschiedliche Faktoren, um den digitalen Reifegrad festzustellen:

• Unternehmensstrategie: Hierbei geht es um die Ausrichtung der Unternehmensführung auf digitale Aspekte, die Definition strategischer Digitalisierungsziele und Investitionen in entsprechende Technologien.
• Technologie: Wie steht es um die IT-Infrastruktur? Wie ist der Stand bei Vernetzung, Modularisierung und dem Einsatz von Big Data?
• Produkte und Dienstleistungen: Dies betrifft sowohl den Stand der Entwicklungsprozesse als auch die Integration intelligenter Produkte und Services.
• Organisation und Prozesse: Wie hoch ist der Standardisierungsgrad? Wie agil sind die Prozesse, wie werden Innovationen gemanagt? Wie arbeiten interne und externe Parteien zusammen?
• Belegschaft: Hier geht es sowohl um die Arbeitsaufgaben und Qualifikationen als auch um Motivation und Führung.

Reifegradmodell des Fraunhofer Instituts

Ein weiteres Modell für die digitale Reife ist das des Fraunhofer-Instituts: Mit dem DRP^TM (Digital Readiness Progress)-Reifegrad können Sie Ihr Unternehmen mittels Fragebogen auf einer von vier Stufen einordnen – und so unter anderem Optimierungspotenzial entdecken.

1. Stufe: Digital Defender (durch Konkurrenz bedroht): Ihr Unternehmen weist wenig oder keine digitalen Transformationserfahrungen auf.

2. Stufe: Digital Starter (erste Grundlagen geschaffen): Einzelpersonen im Unternehmen sind offen für den digitalen Wandel, Aktivitäten sind allerdings noch sporadisch und abhängig vom individuellen Engagement.

3. Stufe: Digital Practitioner (mit Konkurrenz auf Augenhöhe): Erste kleinere Projekte wurden erfolgreich umgesetzt. Ihr Unternehmen beginnt, die Denkweise zu verändern und hat in einigen Bereichen einen klaren Ablauf für die digitale Transformation etabliert.

4. Stufe: Digital Leader (bereit für digitale Wertschöpfung): Ihr Unternehmen hat bereits fortschrittliche digitale Wertschöpfungsprozesse etabliert und kann in seiner Branche eine führende Rolle spielen. 

Häufig gestellte Fragen